Créer une entreprise
Vous avez créé une société, le notaire ou votre comptable vous a donné votre numéro d'entreprise.
Félicitations !
Que devez-fous faire maintenant?
Quelles sont les formalités à suivre et les tâches quotidiennes?
1. Facteurs de réussite
• aimer ce que l’on fait et pouvoir transmettre cette passion ;
• être solide psychologiquement et moralement ;
• bien appréhender le secteur dans lequel on se lance ;
• maintenir une qualité constante des produits ou services ;
• disposer d’un environnement personnel favorable ;
• bien évaluer et respecter les délais de réalisation de son projet ;
• maîtriser les coûts et les prix de vente ;
• élaborer un plan d’affaires réaliste ;
• contrôler les investissements ;
• contrôler les stocks ;
• prêter une attention particulière à la trésorerie ;
• disposer d’un réseau de conseillers et partenaires.
Exemple de livre des parts :
Cotisations provisoires et cotisations définitives :
2. Les formalités à accomplir suite à la création de l'entreprise
2.1 Livre des parts
Obligatoire, il s'agit d'un livre reprenant l'ensemble de l'actionnariat ; chaque actionnaire/associé possède une page reprenant son identité complète et le nombre de parts dont il dispose.
Le registre des titres est important car c’est lui qui permet en premier lieu d’établir la propriété des parts (il faudra donc apporter la preuve si l’on veut établir qu’en fait, les parts appartiennent à quelqu’un d’autre que la personne mentionnée dans le registre).
L’organe d’administration a l’obligation de le mettre à jour à l’occasion de tout changement au niveau de la titularité des titres (nouvelles prises de parts, versements effectués, démissions, exclusions, pertes de qualité, cessions, décès, etc.). Il doit être conservé au siège social de l'entreprise.
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2.2 L’inscription auprès d’un guichet d’entreprises
Le guichet d’entreprises enregistre l’entreprise auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises
si l’entreprise commerciale ou artisanale remplit toutes les conditions.
Chaque entreprise reçoit un numéro d’identification unique composé de 10 chiffres, précédé
de « BE ». Il doit être repris sur les documents officiels (facture,…) et être communiqué dans
le cadre des relations commerciales.
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2.3 L’ouverture d’un compte bancaire auprès d’une banque si ce n'est pas déjà fait
Pour une personne physique, ce compte doit être distinct du compte privé et être réservé aux
opérations liées à l’activité indépendante.
Si on décide de créer une société, le compte doit être ouvert au nom de celle-ci. L’entreprise doit également utiliser le compte bancaire pour toutes les opérations s’inscrivant dans le cadre de l’activité indépendante. Le commerçant doit faire figurer ce numéro de compte, le nom de l’institution financière ainsi que son numéro d’entreprise sur toutes les factures et autres documents commerciaux.
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2.4 Affiliation en tant qu'indépendant - Statut social de l’indépendant et obligations sociales
L’indépendant doit s’affilier à une caisse d’assurances sociales. Il s’agit d’un organisme privé, chargé de percevoir les cotisations sociales et de verser les allocations. L’affiliation est obligatoire mais le choix de la caisse est libre. On peut s’affilier à la caisse d’assurances sociales de son choix au plus tôt 6 mois avant et on doit le faire au plus tard le jour du début de l’activité.
Comment sont calculer vos cotisations sociales ?
Vos cotisations sociales représentent un pourcentage légal de 20,5 %* de votre revenu professionnel imposable net annuel.
Vos cotisations sociales sont toujours calculées sur le revenu d'une année entière.
Cela signifie que les montants reposent sur une estimation de votre revenu.
Votre revenu professionnel imposable net annuel* est calculé comme suit :
Votre chiffre d'affaires sur un an
- vos frais professionnels
- vos cotisations sociales
= votre revenu professionnel imposable net annuel
Lorsque vous débutez, les cotisations sociales que vous payez sont des cotisations provisoires.
En tant qu’indépendant à titre principal, vous payez toujours une cotisation minimale. Ces cotisations doivent obligatoirement être payées, même si le revenu réel est inférieur au revenu forfaitaire.
Concrètement, en 2023, cela signifie qu’en tant qu’indépendant à titre principal, vous payez toujours 866,62 euros par trimestre si votre revenu est inférieur à 16.409,20 euros.
Dans 3 ans, vous aurez une régularisation. Si vous avez gagné plus que 16409,20 euros, vous devrez payer des cotisations sociales de 20,5%* sur le surplus.
Conseil : Si vous gagnez plus que 16409.20 euros, il vaut mieux que vous augmentiez vos cotisations sociales. De cette manière, vous évitez une régularisation douloureuse pour votre portefeuille dans deux ans.
Cliquez ici pour une simulation cotisations sociales
*20,5% pour les revenus de la première tranche
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2.5 Affiliation à une mutuelle
Pour pouvoir bénéficier de l’assurance maladie-invalidité, l’indépendant doit s’affilier à la
mutuelle de son choix. La caisse d’assurances sociales fournit un bon de cotisation à
remettre à sa mutuelle. L’indépendant est assuré légalement tant pour les gros que les petits
risques (par exemple : visite chez un médecin généraliste, achat de médicaments).
L’assurance complémentaire pour les petits risques n’est plus nécessaire vu que ceux-ci font
partie de l’assurance obligatoire soins de santé.
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2.6 Affiliation de la société
Lorsque vous êtes en société, vous devez l'affilier à une caisse d'assurances sociales.
Vous aurez chaque année une cotisation à charge des sociétés de plus de 300 euros à payer.
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2.7 Affiliation à la TVA
Avant de commencer une activité, vous devez vous identifier à la TVA.
Introduisez votre demande d’identification à la TVA minimum deux jours après l’inscription de votre entreprise dans la BCE, mais avant de débuter votre activité économique.
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2.8 Ajout d'une unité d'établissement
Les entreprises doivent avoir au minimum une unité d'établissement, visible à la BCE (Banque carrefour des entreprises).
Cela correspond à l'adresse d'un bureau, magasin, dépôt,... à laquelle l'entreprise a son activité.
Par unité d'établissement on entend tout lieu d'activité, géographiquement identifiable par une adresse, où s'exerce au moins une activité de l'entreprise ou à partir duquel cette activité est exercée (art. I. 2, 16° Livre I du Code de droit économique).
Nous pouvons faire ce travail pour vous sur demande.
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2.9 Exemples d'autres démarches :
Douane
AFSCA
Permis environnement, autorisation d'utilisation de l'espace public, ... Chaque région a sa propre réglementation. Voir les sites relatifs aux différentes régions. Les prescriptions urbanistiques communales sont également spécifiques à chaque commune.
Etc...
3. Les aides financières
Chaque région de Belgique propose des aides aux entreprises pour les aider à démarrer ou à se développer.
4. Les responsabilités
La responsabilité des fondateurs
Les fondateurs peuvent être tenus solidairement responsables des irrégularités commises lors de la fondation de la société (constitution du capital qui était insuffisant pour la pérennité de l'entreprise, fondation entachée de nullité et engagements contractés par des incapables).
La responsabilité solidaire signifie que lorsque plusieurs débiteurs contractent une dette ensemble, le créancier pourra réclamer la totalité du montant auprès de chacun d’entre eux.
La responsabilité des administrateurs et des gérants
Aussi longtemps que les administrateurs et gérants remplissent normalement leur mission, ils ne prennent personnellement aucun engagement. Ils représentent la société et seule la personne morale est engagée par leurs actes. Il en va toutefois différemment lorsque les administrateurs commettent des fautes dans l’exercice de leurs fonctions. Comme tout mandataire, l’administrateur est tenu d’exercer son mandat convenablement, dans l’intérêt
du mandant (de la société). Il est personnellement responsable de la bonne exécution de sa charge et peut être mis en cause s’il manque à sa mission.
Responsabilité des actionnaires
Dans une SRL, une SA ou une SCRL, les actionnaires n’ont pas à répondre des dettes de la société. Leur responsabilité est limitée à leur apport sauf s’ils se sont portés cautions pour les dettes de la société.
5. Les ventes
Les ventes sont inscrites :
- sans retard
- de manière fidèle et complète
- par ordre de dates.
5.1 Factures de ventes
Si vous vendez à des clients professionnels une facture est obligatoire, même si elle porte sur un petit montant. Cela signifie bien entendu également que vous pouvez demander vous-même une facture pour chaque achat que vous effectuez.
Pour les particuliers qui achètent quelque chose à titre privé, vous n'avez pas besoin d'établir une facture. Vous devez établir un livre de recettes (voir ci-dessous). Il existe quelques exceptions à cette règle : les grossistes, la vente et la réparation de véhicules, les services en lien avec les déménagements ou les garde-meubles, ainsi que la vente de bâtiments et les travaux sur ceux-ci. Dans ces cas, vous devez établir une facture.
Source : AR n°1 TVA - Factures et documents à émettre
Voir la page avec les mentions que doit contenir une facture.
5.2 Journal des recettes
Les ventes et prestations au détail (pour les non-professionnels) pour lesquelles l’établissement d’une facture n’est pas requis (attention aux exceptions expliquées ci-dessus) peuvent être comptabilisées par une inscription globale par journée.
Un journal des recettes doit être tenu pour chaque bureau ou succursale d’une société.
Le montant total des recettes doit être enregistré chaque jour, ventilé par taux de TVA.
Vous devez conserver les pièces justificatives de ces ventes les tickets de caisse, les reçus, etc. et les mettre à disposition en cas d'audit pendant minimum 10 ans.
Vous devez conserver les documents montrant le détail de vos ventes, y compris pour les ventes à des particuliers.
Le livre de recettes avec seulement les montants journaliers n'est pas suffisant.
Y a t-il une vente où le prix unitaire d'un article qui dépasse 250 € ? Vous devez alors enregistrer cette vente séparément dans le livre des recettes avec la nature de ces biens vendus.
Si les pièces justificatives comme les tickets de caisse précisent la nature exacte des marchandises vendues, les enregistrements séparés peuvent être remplacée par une seule entrée globale quotidienne.
6. Les achats
Pour être des frais déductibles pour votre société, ils doivent :
- se rapporter à votre activité. Les dépenses mixtes, que vous faites à des fins tant privées que professionnelles, ne peuvent être prises en compte qu'au prorata de la partie en rapport avec l'activité professionnelle. Vous ne pouvez jamais déclarer des achats privés ;
- avoir été engagés ou supportés dans l'année au cours de laquelle vous avez acquis le revenu ;
- générer ou de conserver vos revenus ;
- être justifiés par une facture, une addition ou une autre preuve de vos achats.
Les devis, offres, bons de commande, notes d'envoi, bons de livraison et factures proforma ne doivent pas être remis au comptable.
Le comptable a besoin des factures, des notes de crédit et des tickets, que vous pouvez demander à votre fournisseur.
7. Le livre de caisse
Il y a parfois confusion entre un journal des recettes quotidiennes et un livre de caisse. Les deux ne sont pas les mêmes !
En tant qu'entreprise, vous devez également tenir un livre de caisse.
Un livre de caisse contient tous les montants individuels payés ou reçus en espèces.
Exemple d'inventaire de stock :
8. Inventaire
Toute entreprise procède au moins une fois par an à l'examen et l'évaluation :
- des stocks (marchandises, matières premières, ...)
- des investissements (véhicule, mobilier, immeuble, ...)
- des créances
- des dettes
L’inventaire n’est pas le travail du comptable. Ce sont les responsables de l’entreprise qui en ont la charge.
9. Tenue de la comptabilité
Toute entreprise doit tenir une comptabilité.
La comptabilité doit être appropriée à la nature et à l’étendue des activités.
A partir des pièces justificatives, le comptable encode et prépare les documents comptables ci-dessous :
10. Garder les pièces justificatives
Les factures, les notes de crédit, les tickets, les extraits bancaires, le livre de caisse, journal des recettes, et autres pièces justificatives doivent être conservés, classés et accessibles à tout moment, pendant minimum 10 ans.